אישור אפוסטיל הוא אישור רשמי שנועד לאפשר שימוש במסמך ציבורי ישראלי במדינה זרה. כאשר אדם נדרש להציג בחו"ל תעודת לידה, תעודת נישואין, תמצית רישום, פסק דין, צו ירושה, אישור נוטריוני או מסמך רשמי אחר – ייתכן שהרשות במדינת היעד תדרוש שהמסמך יאומת באמצעות אפוסטיל.
בישראל ניתן לקבל אפוסטיל במספר מסלולים, בהתאם לסוג המסמך: מסמכים ציבוריים מסוימים מטופלים מול משרד החוץ או בשירותים ממשלתיים דיגיטליים, מסמכים משפטיים ואישורים נוטריוניים מטופלים בדרך כלל דרך בתי המשפט, ובמקרים שבהם המדינה שאליה מיועד המסמך אינה חברה באמנת האג עשוי להידרש הליך אימות אחר.
איזה אישור אפוסטיל צריך לפי סוג המסמך?
תעודת לידה, תעודת נישואין, תעודת פטירה או תמצית רישום
בדרך כלל הטיפול נעשה מול משרד החוץ או דרך שירות אפוסטיל דיגיטלי, בהתאם לסוג התעודה ולאופן שבו היא הופקה. לפני הגשת הבקשה חשוב לוודא שהתעודה עדכנית, רשמית, ושהיא מיועדת למדינה החברה באמנת האג.
פסק דין, החלטה שיפוטית או צו של בית משפט: במקרים אלה הטיפול נעשה בדרך כלל דרך מזכירות בית המשפט. יש להציג עותק מתאים של המסמך המשפטי ולוודא שהוא ניתן על ידי ערכאה מוסמכת בישראל.
אישור נוטריוני, תרגום נוטריוני או ייפוי כוח נוטריוני: כאשר מדובר במסמך שנחתם או אושר על ידי נוטריון, האפוסטיל נועד לאמת את חתימת הנוטריון ואת סמכותו. במקרים רבים הטיפול מתבצע דרך מזכירות בית המשפט.
צו ירושה או צו קיום צוואה: במקרים מסוימים ניתן לקבל צו דיגיטלי עם חיתום אפוסטיל דרך השירותים המקוונים של רשם הירושה. כדאי לבדוק מראש אם מדינת היעד מקבלת צו דיגיטלי או דורשת מסמך מודפס ומאומת.
מסמך שמיועד למדינה שאינה חברה באמנת האג: במקרה כזה ייתכן שיידרש הליך אימות אחר, הכולל את משרד החוץ ולעיתים גם את הנציגות הקונסולרית של מדינת היעד. לפני התחלת ההליך חשוב לבדוק את דרישות המדינה שאליה מיועד המסמך.
חשוב לדעת: אפוסטיל אינו מאשר את תוכן המסמך עצמו, אלא את מקוריות החתימה, החותמת או הסמכות של הגורם שהנפיק או אישר את המסמך. לכן לפני שמתחילים בהליך, חשוב לבדוק מה בדיוק דורשת הרשות במדינת היעד.
איך מוציאים אישור אפוסטיל בישראל?
כדי להוציא אישור אפוסטיל בצורה נכונה, כדאי להתחיל בזיהוי מדויק של המסמך ושל מדינת היעד. אותו מסמך יכול לעבור במסלול שונה לפי הגוף שהנפיק אותו, לפי השפה שבה הוא כתוב, ולפי הדרישה של הרשות הזרה שאליה הוא מיועד.
בשלב הראשון בדקו האם מדינת היעד חברה באמנת האג. כאשר המדינה חברה באמנה, בדרך כלל ניתן להסתפק באישור אפוסטיל מטעם הרשות המוסמכת בישראל. כאשר מדינת היעד מחוץ לאמנת האג, עשוי להידרש הליך אימות אחר, הכולל לעיתים גם את משרד החוץ וגם את הנציגות הקונסולרית של אותה מדינה.
בשלב השני בדקו מהו סוג המסמך: תעודה ציבורית של משרד ממשלתי, מסמך של בית משפט, צו ירושה, אישור נוטריוני, תרגום נוטריוני או מסמך אחר. ההבחנה הזו חשובה, משום שהיא קובעת היכן מטפלים בבקשה – משרד החוץ, מזכירות בית המשפט, שירות ממשלתי דיגיטלי או גורם מוסמך אחר.
בשלב השלישי חשוב לוודא שהמסמך עצמו מתאים להגשה. במקרים רבים יש צורך במסמך מקורי, בעותק רשמי, בתעודה עדכנית או במסמך שנחתם על ידי גורם מוסמך. כאשר המסמך מיועד לרשות זרה, כדאי לבדוק מראש האם נדרש גם תרגום נוטריוני, משום שלעיתים האפוסטיל לבדו אינו פותר את דרישת השפה.
בשלב האחרון מגישים את הבקשה במסלול המתאים, משלמים את האגרה הנדרשת, ומקבלים את אישור האפוסטיל. לאחר קבלת האישור חשוב לשמור את המסמך והאפוסטיל יחד, משום שהאפוסטיל מתייחס למסמך המסוים שאליו הוא צורף.
טעות נפוצה בהוצאת אפוסטיל: להתחיל מהחתמה טכנית לפני שמבינים מה דורשת מדינת היעד. בדיקה קצרה מראש יכולה לחסוך עיכובים, תשלום כפול והגשה חוזרת של מסמכים.
טעויות נפוצות בהוצאת אישור אפוסטיל
מתחילים מהחתמה לפני שבודקים מה באמת דרוש
הרבה אנשים רצים להחתים מסמך באפוסטיל, ורק אחר כך מגלים שהרשות בחו"ל ביקשה מסמך אחר, תרגום מסוים, אישור נוטריוני או מסמך שהונפק מחדש. השלב הראשון צריך להיות בדיקה של דרישת הגוף שאליו מגישים את המסמך.
פונים לרשות הלא נכונה
יש מסמכים שמטופלים דרך משרד החוץ, יש מסמכים שמטופלים דרך בתי המשפט, ויש מסמכים שאפשר להפיק כיום במסלול דיגיטלי. פנייה למקום שגוי יוצרת עיכוב מיותר ולעיתים גם תשלום כפול.
מחתימים גרסה שלא תתקבל בחו"ל
צילום רגיל, סריקה, העתק ישן או מסמך חלקי עלולים להידחות. לפני הגשת בקשה לאפוסטיל כדאי לוודא שהמסמך רשמי, מלא, עדכני ומתאים לשימוש במדינת היעד.
שוכחים את עניין השפה
מסמך ישראלי בעברית עשוי להיות תקין לגמרי בישראל, ועדיין חסר ערך מעשי במדינה זרה שמבקשת אנגלית, ספרדית, גרמנית, צרפתית או שפה אחרת. במקרים כאלה נדרש לעיתים תרגום נוטריוני, ועל אישור הנוטריון עצמו נדרש אפוסטיל.
מניחים שכל מדינה מקבלת אפוסטיל
אפוסטיל מתאים למדינות החברות באמנת האג. כאשר המסמך מיועד למדינה מחוץ לאמנה, המסלול משתנה ויכול לכלול אימות של משרד החוץ ואישור קונסולרי של מדינת היעד.
מבלבלים בין אפוסטיל על מסמך לבין אפוסטיל על נוטריון
כאשר מדובר בתעודה ציבורית מקורית, האפוסטיל מתייחס בדרך כלל למסמך הציבורי. כאשר מדובר בתרגום נוטריוני, ייפוי כוח נוטריוני או אישור נוטריוני אחר, האפוסטיל נועד לאמת את חתימת הנוטריון ואת סמכותו לפעול כנוטריון בישראל.
מגישים מסמך ישן מדי
בחלק מההליכים בחו"ל מבקשים תעודה שהונפקה בתקופה האחרונה. הדבר נפוץ בענייני מעמד אישי, אזרחות, נישואין, ירושה והגירה. גם מסמך אמיתי ורשמי עלול להידחות אם הוא אינו עומד בדרישת העדכניות של הרשות הזרה.
חושבים שאפוסטיל מאשר את תוכן המסמך
אפוסטיל מאמת את החתימה, החותמת או סמכות הגורם שהנפיק את המסמך. הוא מעניק למסמך מעמד רשמי לצורך שימוש במדינה זרה, אך התוכן עצמו עדיין נבחן לפי דרישות הגוף שמקבל אותו.
מהי תעודה ציבורית ולמה זה חשוב לאפוסטיל?
אישור אפוסטיל ניתן בדרך כלל למסמכים בעלי אופי ציבורי – כלומר מסמכים שהופקו, נחתמו או אושרו על ידי רשות מוסמכת. זו יכולה להיות רשות ממשלתית, בית משפט, רשות מקומית, גוף ציבורי, נוטריון או גורם אחר שהדין מעניק לו סמכות להפיק או לאשר מסמך רשמי.
החשיבות של ההגדרה הזו מעשית מאוד. כאשר אדם מבקש להשתמש במסמך ישראלי בחו"ל, הרשות הזרה צריכה לדעת שהמסמך אכן הגיע מגורם מוסמך בישראל. האפוסטיל נועד לתת בדיוק את האישור הזה: הוא מאמת את החתימה, החותמת או הסמכות של מי שהוציא או אישר את המסמך.
דוגמאות נפוצות לתעודות ציבוריות הן תעודת לידה, תעודת נישואין, תעודת פטירה, תמצית רישום ממרשם האוכלוסין, תעודת מידע פלילי, פסק דין, צו ירושה, צו קיום צוואה, החלטה שיפוטית, אישור לימודים רשמי או מסמך נוטריוני. בכל אחד מהמקרים האלה חשוב לבדוק מי הנפיק את המסמך, מהו המסלול הנכון לאימותו, ולאיזו מדינה הוא מיועד.
לפי פקודת הראיות, תעודה ציבורית היא מסמך המעיד על פעולה רשמית, שיפוטית, מנהלית או ציבורית. בפועל, לצורך אפוסטיל, השאלה המרכזית היא האם מדובר במסמך שרשות מוסמכת בישראל יכולה לאמת את מקורו ואת חתימתו. כאשר התשובה חיובית, ניתן בדרך כלל לבחון קבלת אפוסטיל במסלול המתאים.
מה האפוסטיל מאשר בפועל?
המשמעות של המילה "אפוסטיל" מתרגום לצרפתית היא "אישור", וכדי לחסוך במספר חתימות של מספר גורמים, לרבות במדינת ישראל או בכל מדינה אחרת, וגם במדינה הזרה שבה מבקשים להציג מסמכים,
אפוסטיל עוסק בשאלה אחת מרכזית: האם החתימה, החותמת או הגורם הרשמי שמופיעים על המסמך ניתנים לזיהוי ואימות על ידי רשות מוסמכת בישראל. במילים פשוטות, האפוסטיל מעניק לרשות במדינה זרה דרך להסתמך על כך שהמסמך הגיע ממקור ישראלי רשמי, או שאושר בידי גורם שיש לו סמכות לכך.
בפועל, הצורך באפוסטיל מתעורר בדיוק ברגע שבו רשות זרה צריכה לעבוד עם מסמך ישראלי. אדם שמבקש אזרחות זרה עשוי להידרש להציג תעודת לידה, תעודת נישואין של הורים, תעודת יושר או תמצית רישום מישראל. בני זוג שמבקשים להינשא בחו"ל עשויים להידרש להציג אישור מצב אישי או מסמך מרשם אוכלוסין. בהליכי ירושה במדינה זרה עשויים לבקש צו ירושה, צו קיום צוואה או פסק דין ישראלי. במקרים כאלה האפוסטיל משמש אישור חיצוני לכך שהמסמך הישראלי ניתן על ידי גורם מוכר, ושהחתימה או החותמת שעליו עברו אימות רשמי.
חשוב לבדוק את המסמך לפני ההחתמה. אם יש טעות בשם, בתאריך, במספר דרכון, במעמד אישי, בפרטי הורים או בכל פרט מהותי אחר, חותמת האפוסטיל לא תפתור את הבעיה. היא תצורף למסמך כפי שהוא. לכן לפני שמגישים מסמך לאימות, כדאי לעבור עליו בקפידה, לוודא שהוא מלא ועדכני, ולבדוק שהוא מתאים לדרישות הגוף שאליו הוא עומד להישלח.
במסמכים מתורגמים יש לשים לב גם לשאלה על מה ניתן האפוסטיל. כאשר מדובר בתעודה ציבורית ישראלית, האפוסטיל יכול להתייחס למסמך הציבורי עצמו. כאשר מדובר בתרגום נוטריוני, ייפוי כוח נוטריוני או אישור נוטריוני אחר, האפוסטיל מתייחס בדרך כלל לחתימת הנוטריון ולסמכותו כנוטריון בישראל. זו הבחנה חשובה, משום שרשות זרה עשויה לבקש את המסמך המקורי, את התרגום, ואת אישור האימות המתאים לכל אחד מהם.
מי מוסמך לתת אישור אפוסטיל בישראל?
בישראל קיימות כמה רשויות שמוסמכות לטפל באישורי אפוסטיל, והבחירה ביניהן תלויה בסוג המסמך. זו נקודה חשובה, משום שאותו מושג – אפוסטיל – משמש במספר מסלולים שונים.
מסמכים ציבוריים שהונפקו על ידי רשויות מדינה, כמו תעודות מרשם אוכלוסין, תעודות ממשלתיות, תעודות רשמיות ואישורים ציבוריים שונים, מטופלים בדרך כלל דרך משרד החוץ או דרך שירות ממשלתי דיגיטלי מתאים, ככל שהשירות זמין לסוג המסמך המבוקש.
מסמכים משפטיים, כמו פסקי דין, החלטות שיפוטיות, צווים של בתי משפט או מסמכים שמקורם במערכת המשפט, מטופלים בדרך כלל דרך מזכירות בית המשפט. גם אישורים נוטריוניים, לרבות תרגום נוטריוני, ייפוי כוח נוטריוני או אישור חתימה של נוטריון, מקבלים בדרך כלל אפוסטיל דרך בית המשפט, משום שהאימות מתייחס לחתימת הנוטריון ולרישומו כנוטריון מוסמך בישראל.
במסמכים מסוימים, כמו צו ירושה או צו קיום צוואה, ככלל, יהיה צורך לבדוק אם ניתן לקבל מסמך דיגיטלי מאומת או מסמך רשמי במסלול ייעודי. לכן לפני שמתחילים בהליך, כדאי לזהות במדויק מהו המסמך, מי הנפיק אותו, לאיזו מדינה הוא מיועד, והאם הגוף בחו"ל דורש מקור פיזי, מסמך דיגיטלי, תרגום נוטריוני או שילוב של כמה אישורים.
חשוב גם לבדוק את האגרה המעודכנת לפני הגשת הבקשה. סכומי האגרות משתנים מעת לעת, ולכן רצוי להסתמך על המידע הרשמי שמופיע באתר הרשות המטפלת במועד ההגשה.
אמנת האג ואישור אפוסטיל
אמנת האג משנת 1961 נועדה לפשט את השימוש במסמכים ציבוריים בין מדינות. לפני השימוש באפוסטיל, אדם שנדרש להציג מסמך רשמי במדינה זרה היה צריך לעבור שרשרת אימותים ארוכה, שכללה לעיתים אישורים של רשויות המדינה, משרד החוץ ונציגות קונסולרית.
האפוסטיל יצר מסלול קצר וברור יותר: רשות מוסמכת במדינה שבה הונפק המסמך מאמתת את החתימה, החותמת או הסמכות שמופיעות עליו, והמסמך יכול לשמש במדינה אחרת החברה באמנה. כאשר מדינת היעד אינה חברה באמנת האג, ייתכן שיידרש מסלול אימות אחר, הכולל גם אישור קונסולרי.
לכן הערך המרכזי של האפוסטיל הוא פשטות וביטחון בזיהוי מקור המסמך. הוא מאפשר לרשות זרה לדעת שהמסמך הונפק או אושר בידי גורם מוסמך, בלי לדרוש מהמבקש לעבור הליך אימות דיפלומטי מלא בכל פעם מחדש. [1], [2].
יישום האמנה במדינת ישראל:
ככלל, אמנה בינלאומית לא מחייבת את המשפט הפנימי של מדינה, אלא אם המדינה החברה באמנה אישררה את האמנה בחוק הפנימי שלה. לדוגמא: מדינת ישראל חברה באמנה נגד חטיפת ילדים (אמנת האג משנת 1980), אך האמנה לא חייבה את מדינת ישראל, עד אשר זו לא אישררה את דבר האמנה בחקיקה פנימית בכנסת. כיום, הוראות האמנה המתוארת מחייבות בשל חקיקתו של חוק אמנת האג (החזרת ילדים חטופים), התשנ"א – 1991.
הוא הדין גם לגבי אמנת האג בדבר אימות מסמכים. מדינת ישראל אישררה את האמנה באמצעות התקנת תקנות הנקראות תקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז-1977 (להלן: "התקנות"). תקנה 2 לתקנות קובעת כי זו נועדה ליישם את הוראות האמנה לאמור: "תקנות אלה באות לביצוע האמנה ויפורשו אתה כאחד". תקנה 3 לתקנות קובעת כי מסמך ציבורי שהוצא ע"י אחת ממדינות האמנה, יכול להיות מאומת בהתאם להוראות האמנה, היינו: באמצעות חתימת "אפוסטיל". אגב, יוער כי "מסמך ציבורי" מוגדר בתקנות כפי שהוא מוגדר בפקודת הראיות כפי שצוין לעיל, אך התקנות מרחיבות את ההגדרה וקובעות כי גם תעודה שמוצאת ע"י מזכיר בית משפט או מוציא לפועל וכן גם תעודה נוטריונית, תוכר גם היא בתור תעודה ציבורית שניתן לאשרה באמצעות נציג המוסמך להעניק חותמת אפוסטיל.
התקנות קובעות גם מי הם הגורמים שרשאים להעניק אישור אפוסטיל, וזאת בהתאם לתקנה 5 לתקנות. הגורמים הם כפי שגם תואר לעיל: משרד החוץ, רשם או שופט של בית משפט, עובד מדינה שמונה ע"י שר המשפטים, וכן רשויות שמוסמכות לנהל מרשם של תעודות (למשל: בתי חולים לגבי תעודת לידה או תעודות בעניין מצב רפואי). בנוסף, בהתאם לתקנות, קבלה של חותמת "אפוסטיל" מצריכה תשלום אגרה, כאשר נכון לכתיבת שורות אלו, התשלום עומד על 34 ₪, האגרה משתנה מפעם לפעם.
דוגמאות למסמכים שיש לאשר באמצעות אפוסטיל:
ישנם מסמכים רבים שמצריכים אימות חתימה קונסולרי, ואימות של מוציא המסמך, כדי להוכיחן במדינה הזרה.
אותם מסמכים, ניתן לאשר באמצעות אפוסטיל כאמור, ככל שמדובר במדינות שחברות באמנה. מסמכים ציבוריים הם לדוגמא:
תעודות יושר, צו ירושה או צו קיום צוואה, החלטות ופסקי דין של בתי המשפט או של ערכאות שיפוטיות אחרות (למשל: החלטות של רשמי הוצאה לפועל או וועדות תכנון ובניה או בתי דין דתיים או בתי דין צבאיים או כל בית דין מיוחד), תעודת נישואין אזרחיים או תעודות גירושין, תעודות של מרשם האוכלוסין, כמו למשל: אישור על מעמד אישי, רישום ילד שנולד בחו"ל לאזרחים ישראליים, אישור אזרחות ע"י עורך דין אזרחות ישראלית, תמצית רישום של מרשם האוכלוסין, תעודת פטירה.
גם תעודות לימודים הן תעודות "ציבוריות" כמו למשל: אישור לימודים או הסמכה אקדמית, תעודות בגרות או סיום 12 שנות לימוד, רישיון לעיסוק בעריכת דין או רישיון לעיסוק ברפואה. מסמכים נוספים שמוגדרים כתעודה ציבורית שאפשר לאשר באמצעות אפוסטיל, הם למשל מסמכים בדבר שירות צבאי, או אישור בדבר דרגה צבאית ועוד.
דוגמאות פסיקה:
פסיקת בתי המשפט בישראל מלמדת שאפוסטיל הוא כלי חשוב מאוד באימות מסמכים, אך יש לו גבולות ברורים. בתי המשפט בודקים מהו סוג המסמך, מי חתם עליו, האם מדובר במסמך ציבורי או באישור נוטריוני, והאם האפוסטיל ניתן על הגורם הנכון.
במקרה מסוים, הוגש לבית המשפט ייפוי כוח החתום ומאושר בחותמת אפוסטיל ע"י בית משפט במדינת הונג קונג. הנתבעים טענו כי מדובר בחותמת שלא כדין, ולכן אין לקבל את ייפוי הכוח. בית המשפט העליון דחה את הטענה, בקבעו:
"המערערים טוענים כי ייפוי הכוח אינו מאושר כדין, שכן נדרש היה "אימות קונסולארי" בהתאם להוראת פקודת הראיות. אין לקבל הטענה. תקנה 3 לתקנות אמנת האג (אשר הצדדים לא חולקים על תחולתן בענייננו) קובעת כי "לגבי מסמך ציבורי שנערך או שהוצא במדינת האמנה ושהאמנה חלה עליו יכול שתבוא תעודה לפי האמנה במקום אימותו". על פי תקנה 1 לתקנות אמנת האג, הגדרת "מסמך ציבורי" כוללת בחובה אף תעודה נוטריונית. במקרה שלפנינו, ייפוי הכוח מאושר על ידי נוטריון ועל גביו "תעודה לפי האמנה" (אפוסטיל). לפיכך, לא ראינו פגם באישורו של ייפוי הכוח".[3]
בפרשה אחרת, נטען כי יש לדחות תביעה על הסף, במסגרת תביעה לאכיפה בישראל של פסק דין שניתן במדינה זרה. במסגרת התביעה צורף תצהיר שאומת ע"י עורך דין במדינה זרה, וגם צורפה לו חותמת אפוסטיל. עם זאת, נטען ובצדק כי התצהיר לא מהווה "תעודה ציבורית" כנדרש על פי האמנה, וכפועל יוצא ע"י התקנות. לכן, במקרה כזה, היה צורך באישור של נציג קונסולרי, בהתאם להוראות פקודת הראיות. בית המשפט קיבל את העמדה, בקבעו:
"עולה כי תצהיר מחוץ לישראל דרוש אישורו של נציג דיפלומטי או קונסולארי, או אישורו של התצהיר על-פי דין המקום ושאושר על-ידי נציג כאמור. תקנה 1 לתקנות קובעת כי אף אם ניתנה הצהרה בכתב על-פי דין המקום, יש לאשרה בידי נציג קונסולרי או דיפלומטי. עיון בתצהיר, המצורף כנספח ד' לבקשה לאכיפת פסקי חוץ, מעלה כי זה אמנם מאומת על-ידי עורך דין מקומי וכן ניתן אישור אפוסטיל. אין באישור של האפוסטיל כדי "להכשיר" תצהיר אשר אינו ערוך כדין. כמו כן, אין מחלוקת בין הצדדים כי התצהיר האמור לא אושר על-ידי נציג דיפלומטי או קונסולארי, כנדרש בתקנה 1 לתקנות. זאת ועוד, אין בידי לקבל את טענתה של המשיבה כי במקרה דנן התצהירים אושרו כדין שכן חלה האמנה לביטול אימות חתימה. עיון בתצהירים אשר הוגשו במסגרת הבקשה לאכיפת פסק חוץ מעלה כי אין המדובר ב notarial acts או ב- official and notarial authentications of signatures, הנכללים בגדר Public Documents, כנדרש בסעיף 1 לאמנה המבטלת את הדרישות לתעודות חוץ ציבוריות. משאין המדובר בתעודה ציבורית, כאמור לעיל, הרי שהתצהיר המצורף לבקשה לאכיפת פסק חוץ אינו ממלא אחר דרישות התקנות והאמנה".[4]
במסגרת תיק פלילי, נטען נגד נאשמת כי היא הציגה תעודה מזויפת שנועדה להוכיח כי היא החזיקה בתעודת סיעוד מוסמכת ממדינת רוסיה. המדינה, הציגה אישור מהמוסד הלימודי כי הנאשמת לא למדה במקום, הסניגור טען כי לא מדובר "בתעודה ציבורית". בית המשפט דחה את הטענה, אך קבע כי למרות שיש אישור אפוסטיל, יש להוכיח ככלל, שהתעודה היא ציבורית, בהתאם לפקודת הראיות, בקבעו:
"סעיף 3(ב) לתקנות מתיר עריכת אישור האפוסטיל גם לגבי "תעודות מינהליות". המונח "תעודות מינהליות" נראה לי מספיק רחב כדי לכלול "תעודה ציבורית" כהגדרתה בסעיף 29 לפקודה. יחד עם זאת, חשוב להדגיש כי לאמנת האג אין תחולה מעבר למידה שבה נקלטה ע"י המשפט הישראלי. כזכור, תקנה 3 לתקנות לביצוע אמנת האג מפנה אל אמנת האג כדי שאישור האפוסטיל יוכל לבוא במקום תעודת אישור של נציג ישראלילפי הפקודה, ותעודת אישור של נציג ישראלי באהלאשר את הרשמיות של החתימה והחותמת המופיעות במסמכים רשמיים מחו"ל. עדיין צריך להראות כי אותו מסמך, שאישור האפוסטיל קובע את רשמיות החתימה והחותמת שעליו, הוא בגדר "תעודה ציבורית" לפיהגדרתה שבסעיף 29 לפקודת הראיות. אם אין בפנינו "תעודה ציבורית", אישור האפוסטיל לגבי המסמך אין בו כדי להכשיר את המסמך כראיה קבילה".[5]
המסקנה: לפני שמוציאים אפוסטיל, חשוב לבדוק שהמסמך מתאים למסלול האימות. אפוסטיל שמוצמד למסמך שגוי, למסמך חסר, לתצהיר שאינו ערוך כנדרש או לתרגום שלא אושר כראוי, עלול ליצור תחושה שהכול תקין בזמן שהרשות או בית המשפט עדיין יכולים לדחות את המסמך.
לסיכום:
אישור אפוסטיל הוא אחד השלבים החשובים כאשר מסמך ישראלי צריך לשמש במדינה זרה. בסופו של דבר האמנה נועדה לייתר את הצורך באישור מסמכים של מספר גורמים, ובכך גם להקל על אזרחים המבקשים לאמת מסמכים בין מדינות. עורכי דין הגירה לישראל עושים איפוא שימוש תדיר באישורי אפוסטיל לנוכח חשיבותו.
הפעולה עצמה נראית פשוטה: מצרפים אישור רשמי למסמך. בפועל, לפני שמוציאים אפוסטיל חשוב לבדוק כמה נקודות: האם מדינת היעד חברה באמנת האג, איזה מסמך בדיוק נדרש, האם יש צורך בתרגום נוטריוני, מי הגוף המוסמך בישראל לאמת את המסמך, והאם הרשות בחו"ל דורשת מקור פיזי, מסמך דיגיטלי או פורמט מסוים.
טעות קטנה בבחירת המסמך או במסלול האימות עלולה לגרום לעיכוב, סירוב לקבלת המסמך או דרישה להתחיל את התהליך מחדש. לכן במקרים שבהם המסמך מיועד להליך אזרחות, מעמד אישי, ירושה, הגירה או הליך משפטי במדינה זרה, כדאי לבדוק מראש את כל שרשרת המסמכים והאישורים הדרושה.
שאלות נפוצות על אישור אפוסטיל
כמה עולה אישור אפוסטיל?
האגרה משתנה מעת לעת ותלויה גם בסוג השירות ובגורם המטפל. לפני הגשת הבקשה כדאי לבדוק את האגרה המעודכנת באתר הרשמי של הרשות הרלוונטית – משרד החוץ, הרשות השופטת או השירות הממשלתי הדיגיטלי.
האם כל מסמך ישראלי יכול לקבל אפוסטיל?
אפוסטיל ניתן למסמכים ציבוריים ולמסמכים שאושרו על ידי גורם מוסמך, לפי סוג המסמך והדין החל עליו. מסמך פרטי רגיל, כמו מכתב אישי או הסכם שנחתם בין אנשים פרטיים, עשוי לדרוש קודם אישור נוטריוני או פעולה משפטית אחרת.
האם אפוסטיל מתאים לכל מדינה בעולם?
אפוסטיל מיועד לשימוש במדינות החברות באמנת האג. כאשר המסמך מיועד למדינה אחרת, ייתכן שיידרש מסלול אימות שונה, הכולל אישור של משרד החוץ ולעיתים גם אישור קונסולרי.
האם צריך אפוסטיל לפני תרגום או אחרי תרגום?
הסדר תלוי בדרישת מדינת היעד. לעיתים נדרש אפוסטיל על המסמך המקורי, לעיתים אפוסטיל על אישור נוטריוני של התרגום, ולעיתים שניהם. לפני שמתחילים כדאי לברר מה בדיוק מבקש הגוף שאליו יוגש המסמך.
האם אפוסטיל דיגיטלי מתקבל בחו"ל?
אפוסטיל דיגיטלי הוא פתרון רשמי במקרים שבהם השירות זמין, אך בפועל כדאי לבדוק את הדרישה של הגוף שמקבל את המסמך. יש רשויות שמקבלות מסמך דיגיטלי בקלות, ויש רשויות שמעדיפות מסמך מודפס או פורמט מסוים.
כמה זמן לוקח להוציא אפוסטיל?
הזמן תלוי בסוג המסמך, בעומס אצל הרשות המטפלת ובשאלה אם מדובר בשירות דיגיטלי או בהגעה פיזית. במקרים דחופים, כדאי לבדוק מראש אם יש צורך בהנפקה מחודשת של המסמך המקורי, משום שזה השלב שעלול לעכב את כל התהליך.
[1] ת"א 98\508 שמברטין נ' חיש קורפ בע"מ, (פורסם בנבו), בפסקה 6.
[2] ת"ק (קריות) 2960-07-13 רוסלן שרייטמן נ' דמיטרי פולין, (פורסם בנבו). בפסקה 5.
[3] ע"א 9678/05 חב' בתימו בע"מ נ' ARRABON -HK- limited, (פורסם בנבו). בפסקה 16.
[4] בש"א (ת"א) 215981/09 או.אר.טי.טק מערכות בע"מ נ' FN 98272 V Austria Card Gmbh, (פורסם בנבו), בפסקאות 7-5.
[5] ת"פ (י-ם) 2052/97 מדינת ישראל נ' דז'נשוילי אינגה, (פורסם בנבו), בפסקה 13.
